Lean Recrutement – Comment rendre votre process de recrutement plus performant ?

« Faire simple est certainement l’objectif le plus sophistiqué du monde » (Steve Jobs).  Alors que toutes les entreprises aujourd’hui souhaitent « devenir plus agiles », « construire une culture startup » ou « alléger leurs process », de nouvelles méthodes de gestion montent en puissance, au premier rang des quelles le lean management. Cette méthode de lutte contre le gaspillage, initialement développée dans le milieu industriel, peut permettre de très importants gains de performance si elle est appliquée au recrutement.

Quand Ernest Hemingway écrivait les romans qui lui valurent plus tard le prix Nobel de littérature, sa méthode de rédaction était plutôt surprenante : une fois rédigé le premier jet, il s’attelait à reprendre, à simplifier, à élaguer son texte et à en supprimer des pans entiers, jusqu’à ce qu’il n’en reste plus que le vrai, le coeur, l’important. Le lean management répond à ce même principe : c’est en éliminant tout le superflu que l’on parvient à maximiser la valeur de son produit ou de son service.

 

1. Définition : qu’est-ce que le lean management ?

Le Lean (« maigre » , « sans gras » en anglais) est une méthode inspirée des modes de production mis en place par Toyota à la fin du 20ème siècle, et visant à minimiser les gaspillages. Car dans l’entreprise, les gaspillages sont omniprésents ! On gaspille du temps, des moyens, de l’énergie, de la motivation… Or, c’est en éliminant ces gaspillages qu’une entreprise est peu à peu capable d’aller vers une meilleure satisfaction de ses clients, de ses collaborateurs et de ses partenaires.

Le lean promeut donc une méthode d’amélioration continue de la productivité, de la gestion des délais et des coûts, passant par la réduction des gaspillages (ou muda en japonais).

Les gaspillages recensés par la méthode sont au nombre de sept :

  • La surproduction
  • Les attentes
  • Les transports
  • Les étapes inutiles
  • Les stocks
  • Les mouvements inutiles
  • Les corrections et retouches

 

2. Principes d’organisation : comment le lean permet-il d’éviter les gaspillages ?

Le lean se fonde sur quatre principes d’organisation complémentaires.

D’abord, les bons processus donneront les bons résultats. Pour optimiser ce processus, l’objectif est de recenser toutes les étapes qui le composent, jusqu’à être capable d’identifier toutes les tâches qui se succèdent pour parvenir à son résultat. Ensuite, les tâches non porteuses de valeur ajoutée doivent être identifiées puis supprimées, tandis que celles qui apportent de la valeur au processus doivent être standardisées, améliorées et autant automatisées que possible. Des indicateurs visuels simples doivent permettre d’identifier les problèmes rapidement et de suivre ses KPI de succès.

Cette construction des bons processus passe donc par une résolution continue des problèmes. Une fois identifiés, l’objectif est de travailler en équipe à l’identification de leur cause racine (pourquoi est-ce qu’on a ce problème ?), et de rechercher des solutions permettant de le résoudre durablement plutôt que de simplement le contourner. Le Lean s’appuie donc énormément sur une démarche par petits pas.

Démarche collaborative par excellence, le lean nécessite donc d’aller sur le terrain : tout le monde doit être associé à l’identification des problèmes et des solutions. La méthode ne distingue pas entre, d’un côté, des experts qui pensent, et de l’autre, des opérationnels qui font : l’objectif est de bâtir une culture où chaque collaborateur puisse apporter sa propre expertise issue du terrain.

Ce fort lien avec les opérationnels doit pousser toute entreprise souhaitant adopter le lean à cultiver ses leaders : des personnes garantes de la mise en place de la méthode, convaincues de son intérêt à long terme, qui la font vivre et qui l’enseignent aux autres.

 

3. Lean Recrutement : que peut gagner le recrutement à s’inspirer du lean ?

Le lean est certes une méthode initialement développée pour l’industrie, mais tous les secteurs peuvent s’inspirer de ses principes de fonctionnement. Les gaspillages sont l’une des principales sources de frustration, tant pour les recruteurs que les opérationnels et les candidats, et les éliminer vous permettra de rendre votre processus de recrutement beaucoup plus fluide.

De plus, l’exercice qui oblige à s’extraire des process établis pour se focaliser sur les tâches qui ont le plus de valeur ajoutée est extrêmement précieux s’il est effectué régulièrement, notamment parce qu’il donne davantage de sens au travail de vos collaborateurs.

Le lean management peut donc bénéficier aux acteurs du recrutement et des ressources humaines.

 

4. Comment le mettre en place ? 

La première étape pour s’approprier la méthode est d’être capable de définir ses propres objectifs.

Souhaitez-vous recruter davantage de candidats ? Accélérer votre process de recrutement ? Recruter « mieux » afin de diminuer le turnover dans votre entreprise ?

Une fois ces objectifs bien identifiés, il sera pertinent de se pencher sur les différentes sources de gaspillages évoquées précédemment.

La surproduction

Vous produisez trop. Trop de quoi ? Probablement trop de documents intermédiaires, d’offres d’emploi qui ne trouveront pas preneur, trop de demandes contradictoires… Alors que la première étape d’un recrutement consiste à définir une fiche de poste, celle-ci consiste encore trop souvent à brosser le portrait d’un candidat idéal qui posséderait déjà toutes les qualités et n’aurait aucun défaut. Paradoxalement, les besoins associés à un poste au moment où on les recueille vont souvent être amenés à évoluer au cours des mois ou années suivantes.

En flexibilisant la manière dont on définit la fiche de poste, vous pourrez avancer plus vite ! L’important est de vous accorder sur l’esprit global des missions à accomplir et des compétences qui y correspondent plutôt que sur un vaste inventaire de compétences qui se révèleront peut-être obsolètes. Cela vous permettra d’élargir votre pool de candidats pertinents et de valoriser davantage les savoir-être, au lieu des seuls savoir-faire. Et surtout, votre phase de recueil des besoins sera d’autant plus rapide !

Les attentes

Souvent le point de douleur le plus marqué des candidats, les processus de recrutement ont tendance à se révéler très longs. Et encore, les candidats ne voient que la partie émergée de l’iceberg : avant même la publication d’une annonce, combien de temps a-t-il fallu pour rassembler les besoins ? Construire la fiche de poste ? La faire valider ?

Afin de réduire les délais de décision et de recrutement, l’anticipation est nécessaire ! Mettre en place un mode de recrutement participatif, impliquant autant les recruteurs que les opérationnels, est l’occasion de diminuer le nombre d’étapes nécessaires au recrutement. De plus, des process optimisés permettent de répondre plus rapidement aux candidats et de diminuer les frustrations. Par exemple chez Seekube, les jobdatings et forums virtuels que nous organisons durent en général seulement 8 jours. Nous incitons tous nos clients à répondre aux candidatures dans les 3 jours après que le candidat ait postulé. En plus d’améliorer l’image de l’entreprise auprès des candidats, cela permet aussi aux recruteurs d’être sûrs de rencontrer des candidats qui sont toujours en recherche active.

Les transports

Une entreprise est un vaste ensemble, de flux de toutes sortes : des flux de produits souvent, des flux financiers parfois… Mais surtout, des flux d’informations ! Le lean recrutement se doit de faciliter l’accessibilité de l’information, qui se traduit par des gains de temps non négligeables. Où centralisez-vous les CV des candidats ? Vos notes d’entretien ? Le résultat de leurs tests techniques ? Disposez-vous d’un outil permettant de suivre facilement l’ensemble des candidats à chaque stade de votre Pipeline, afin de pouvoir identifier ou anticiper les manques ?

C’est en rendant l’information accessible à tous, à tout moment, que vous pouvez devenir une organisation agile

Les étapes inutiles

Le Lean est basé sur la décomposition des processus en tâches de plus en plus simples, et vise à distinguer les tâches qui créent de la valeur de celles qui n’en créent pas. Vous avez trouvé un candidat qui vous plaît ? Gagnez-vous vraiment à attendre 10 jours pour mener un autre process à son terme, au cas où l’autre candidat soit encore meilleur ? Préférez-vous recruter un candidat disponible immédiatement mais ayant besoin d’être formé sur plusieurs sujets, ou laisser le poste vacant pour le moment ?

En fonction de vos objectifs, vous pourrez identifier les actions que vous mettez en place et qui ont de la valeur (c’est-à-dire dont vous pouvez mesurer l’impact sur l’atteinte de cet objectif). Quant aux autres, c’est l’occasion d’essayer de vous en passer… Et de profiter du temps que vous gagnez grâce à ça pour tester de nouvelles choses !

Les stocks

Autant l’entretien, la surveillance et la rotation des stocks physiques sont une source de coût dans une structure industrielle, autant le recrutement est le métier par excellence dans lequel il n’y a pas de stocks. Et pourtant, chaque entreprise, chaque recruteur dispose d’un vivier de candidats dans lequel il peut aller piocher lorsqu’il recherche un profil.

L’intérêt n’est donc pas de se débarrasser de ce stock, mais d’optimiser ce vivier afin de pouvoir s’en servir comme un actif fiable. Les CV qui composent votre vivier sont-ils à jour ? Avez-vous prévu un process qui permette facilement aux candidats que vous avez rencontré s par le passé d’indiquer qu’ils sont de nouveau en recherche ? Est-ce que votre équipe les appelle, 2 ou 3 fois par an, afin de faire le point sur leurs objectifs à moyen terme et leurs compétences ?

Les mouvements inutiles

Pour l’opérateur d’une chaîne de production, certaines tâches effectuées à répétition ne créent aucune valeur. La logique est la même pour le recruteur, même si ces tâches ne sont pas du même ordre. Avez-vous l’impression de souvent envoyer des CV aux opérationnels sans recevoir de réponse ? Que ce que vous considérez comme la version finale d’une annonce est finalement rétoqué sous prétexte que le contexte a changé ?

Mettre en place une véritable culture de l’anticipation basée sur les feedbacks vous permet d’être plus proactif dans la gestion de vos recrutements. Que ces feedbacks proviennent de votre équipe, de vos opérationnels, de votre écosystème ou de vos prestataires, votre objectif est de vous confronter à autant de points de vue que possible sur vos actions. Il en ressortira une conviction sur l’alignement entre vos actes et la stratégie globale de l’entreprise.

Les corrections et retouches

Dernière source de gaspillage, les corrections et retouches correspondent à un produit livré qui ne répond finalement pas à la promesse initiale. Autrement dit, dans un processus de recrutement, il s’agit de tous les cas où un candidat quitte votre entreprise pendant ou à la fin de sa période d’essai, ou même après seulement quelques mois à vos côtés.

En créant une expérience candidat fluide, de la publication de l’annonce au recrutement du candidat, mais aussi, ensuite, à son onboarding et à son quotidien à vos côtés, vous déploierez une réelle démarche de long terme qui permettra à votre entreprise de toujours disposer des ressources humaines dont elle a besoin, au bon endroit, au bon moment !

En conclusion, la méthodologie Lean a depuis longtemps fait ses preuves dans l’industrie, et a aidé certaines des entreprises les plus prestigieuses du monde à s’établir durablement sur leur marché. Alors que la méthode a été longuement éprouvée dans le secteur industriel et commence à se répandre dans d’autres univers, les RH seraient-ils la prochaine sphère à se tourner vers le lean ? Donnez-nous votre avis en commentaire !

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