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onboardingArticle écrit par Laetitia Fall, Directrice du Développement Commercial et du Business Development chez Seekube.

Contact : Laetitia.fall@seekube.com

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Le mois dernier, François Gauthier, chargé du Recrutement de Talentsoft nous partageait son expérience sur l’onboarding chez TalentSoft dans son article « Intégration 100%, Départs 0% ». Un chiffre intéressant, auquel il ajoute que le taux de rupture de période d’essai dans leur entreprise est de 3% pour 70 personnes intégrées ces 5 derniers mois. Cet article nous a donné envie chez Seekube de rebondir sur le sujet de l’onboarding et de partager notre expérience. Certes, nous intégrons un nombre beaucoup moins important de nouvelles recrues à notre équipe, cependant nous considérons que l’onboarding doit être d’autant plus soigné si l’entreprise ne dispose pas d’équipe dédiée aux ressources humaines, ce qui est le cas dans la plupart des start-up.

L’onboarding ou le processus d’intégration est le mécanisme par lequel le nouvel arrivant acquiert des connaissances, des compétences, et l’attitude lui permettant de devenir un membre à part entière de l’entreprise. C’est l’industrialisation de l’intégration de nouveaux collaborateurs. L’onboarding prend  son importance dans un contexte où le recrutement de certains profils est de plus en plus compliqué et coûteux, surtout pour les startups. On pourrait penser que lorsque nous avons recruté le profil qui répond à nos critères de recrutement, tant au niveau du savoir-faire que de la personnalité, on serait dispensé de ce  travail. Au contraire, il est encore plus indispensable d’avoir une politique d’intégration rigoureuse afin de lui donner envie de rester avec nous.  Les entreprises peuvent sous-estimer l’importance de ce processus qui prend un temps certain au niveau de l’organisation et dans la mobilisation des ressources en interne. Cependant, il permet d’assurer la productivité et la satisfaction de ses collaborateurs sur la durée et donc de réaliser un gain de temps, de ressources et d’argent.

Pourquoi l’onboarding ?

Recruter le profil qu’on désirait tant est une première victoire, mais le processus de recrutement ne s’arrête pas là. En effet, nous ne sommes jamais les seuls à proposer des missions très intéressantes, à offrir un cadre agréable, des conditions financières attractives. Dans ce contexte, il faut réussir à faire en sorte que la perle que nous avons convaincue de nous rejoindre ne soit pas tentée par d’autres horizons.

Alors oui ! Le désir de toutes entreprises après avoir recruté un profil est que ce dernier soit productif et opérationnel, qu’il ait un impact visible par tous et qu’il créé de la valeur le plus rapidement possible. Et, c’est bien normal, cependant pour arriver à ce résultat rapidement il faut que l’entreprise remplisse des conditions dès les premiers jours.

La première est de développer un sentiment d’appartenance chez le nouvel arrivant, qu’il se sente attendu et bien accueilli, la deuxième condition est de lui transmettre les codes et la culture de l’entreprise afin de l’y faire adhérer, condition sine qua non à son épanouissement et enfin de développer chez lui l’engagement et l’envie d’être à la hauteur des enjeux. Ces 3 éléments  permettent de réduire considérablement un risque de turn over, et donc de la perte d’argent et de temps.

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Missions : développer le sentiment d’appartenance, transmettre les codes et la culture de l’entreprise et développer l’engagement

Welcome to Seekube !

Comme je l’expliquais plus haut, nous avons récemment intégré de nouveaux collaborateurs de manière rapprochée pour faire face à la croissance que nous rencontrons : nous sommes passées en 1 an et demi de 4 à 20 collaborateurs. Pour la première fois, nous avons été  confrontés au sujet de l’intégration des nouveaux arrivants. Il peut sembler difficile de faire une très bonne impression avec des moyens limités et pourtant c’est indispensable pour le développement de notre start-up.

Comme dans toutes les start-up, le recrutement constitue un risque important. Après avoir validé le profil suite à un processus de recrutement bien rodé, il est de notre responsabilité de maintenir ce que nous appelons chez nous « son indice de bonheur » à un niveau important et de correspondre à ce qu’il attendait lorsqu’il a décidé de nous rejoindre. Dans la mise en place de notre politique RH, nous avons placé l’onboarding comme l’un des moments les plus importants dans la vie de notre start-up. Pour réussir une intégration, il n’y a pas de secret, nous devons l’organiser. Collectivement, nous avons mis en place un processus sur lequel nous itérons après chaque intégration afin de le rendre plus efficace. L’onboarding est porté par l’ensemble de l’équipe, un réfèrent est désigné selon le poste pour organiser et assurer l’intégration. Il est personnalisé en fonction des postes et des personnes et se poursuit dans la durée. Nous validons les étapes de l’intégration du collaborateur et elles sont  vérifiées par l’ensemble de l’équipe.

J-14 au 1er jour – Phase de découverte

Il est primordial de préparer l’onboarding en amont, et chez Seekube, nous ne dérogeons pas à la règle. Le référent de chaque équipe définit de manière précise les objectifs et les missions du nouvel arrivant. Le processus démarre à J-14, où le référent communique un message de bienvenue personnalisé et toutes les informations clés liées à Seekube :

  • L’historique de Seekube
  • Notre vision
  • Des accès pour découvrir nos solutions de l’intérieur
  • Une  présentation de l’Equipe, du rôle de chacun dans notre organisation
  • Les outils utilisés et notre politique RH

De plus, un meeting est également organisé pendant lequel le référent va présenter dans les détails les missions, les zones de responsabilités, son rôle de référent, son fonctionnement d’un point de vue professionnel et les traits principaux de sa personnalité. Ici, le nouvel arrivant pourra également partager ce qui est important pour lui dans son quotidien. Ce dernier point est important pour éviter toutes surprises. Les missions sont clarifiées et validées par le  nouvel arrivant et il repart avec des objectifs pour ses 15 premiers jours. Ainsi, on évite les jours de flottement qui subsistent encore trop souvent quand on intègre un nouveau poste. Nous avons eu des retours très positifs sur ce point avec une hâte chez certains de travailler sur les sujets présentés.  Et enfin, toute  l’équipe l’accueille le 1er Jour avec un petit déjeuner et  nous lui remettons des goodies !

Jour J = 1er Sprint : Intégration et prise en charge du poste

Le nouvel arrivant dispose déjà de sa feuille de route pour ses 15 premiers jours. Il est  important de lui donner les moyens de prendre une part activement à son intégration. Nous lui adressons un programme détaillé des meetings prévus avec les membres de l’équipe en fonction du poste et de ses objectifs.

Ces 15 premiers jours sont dédiés à la connaissance de nos produits, nos outils, nos méthodes, et nos stratégies. Rien de plus classique à ceci près que nous lui réservons des plages horaires pour explorer et challenger ce que nous lui présentons.  En effet, nous l’encourageons à nous faire des feedbacks sur tout ce qu’on lui présente. Avoir un regard neuf est précieux et pour nous c’est aussi une occasion d’avoir des retours qualitatifs  tout en impliquant le nouveau collaborateur sur des sujets importants. Dans notre cas, nous lui demandons par exemple de se mettre dans la peau d’un utilisateur de notre plateforme web, et il nous remet un audit détaillé sur nos forces et nos faiblesses.

Nous organisons également des workshops et mises en situation avec des membres de l’équipe reconnues pour certaines compétences sur des sujets comme : “Comment organiser ses journées ?”, “Les clefs pour augmenter sa productivité ?”, “Construire et animer son réseau ?”, “Pitcher Seekube à un inconnu dans la rue ?”. Nous lui donnons toutes sortes de tips pour augmenter sa confiance et lui permettre de gagner en autonomie.

Et enfin, peu importe le poste, tous les nouveaux arrivants accompagnent le CEO  lors des premiers jours à un RDV client. L’objectif est de marquer l’importance de l’expérience de nos clients dans notre ADN.

1er mois = Engagement dans Seekube

Après quelques semaines parmi nous, le réfèrent échange avec le nouveau collaborateur pour avoir un retour d’expérience sur son intégration. Cela permet d’identifier ce qui a fonctionné, ce qui lui a manqué. Lors de cet échange, le référent demande à la nouvelle recrue de mettre en place les indicateurs qui nous permettraient d’évaluer la qualité ou non de son travail et nous validons ces objectifs ensemble. Cet exercice permet de ne pas avoir une logique descendante de l’attribution des objectifs mais bien une construction de ces derniers après une meilleure connaissance des enjeux de notre entreprise. Il les présentera à l’ensemble de l’équipe et nous clôturons cette étape autour d’un verre.

Nous avons une tradition chez Seekube, notre fameuse « sortie d’équipe » qui consiste à ce qu’un membre de l’équipe nous partage quelque chose qu’il aime, et nous fasse entrer dans son univers (ex : foot en salle, golf, ballade à Montmartre… voir chapitre consacré au Teambuilding). Le nouvel arrivant devra proposer une sortie d’équipe à l’issue de son premier mois chez Seekube. Une occasion de plus pour toute l’équipe de mieux connaître le nouveau et de partager un moment agréable.

A l’issue de sa première semaine passée chez Seekube, Alice était déjà ravie :) 
A l’issue de sa première semaine passée chez Seekube, Alice était déjà ravie 🙂

Enfin, vous l’avez compris, si l’onboarding des nouveaux Seekubers est une étape indispensable, nous avons conscience de n’avoir rien inventé. En revanche, nous avons déjà pu mesurer l’impact de notre processus et ce avec peu de moyens. Aujourd’hui, la notion d’engagement est inscrite dans notre ADN et portée aujourd’hui par tous les membres de Seekube. Le temps investi dans cette opération nous permet en retour d’observer une efficacité importante de nos nouveaux collaborateurs car ils sont guidés et au clair sur nos attentes et nos exigences. Une intégration de qualité est pour nous  un moyen de préparer l’avenir de Seekube. Tous les nouveaux collaborateurs évoluent de façon autonome et efficace à l’issu du 1er mois et se souviennent de leur premier jour comme de beaux moments.

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